はじめに
仕事をしていると、
「毎日同じ作業に時間がかかる」
「メールや文章を作るのが面倒」
「調べものや資料作成に時間がかかる」
そんな悩みを感じることがあります。
最近では、ChatGPTなどのAIを仕事のサポートに活用する方法も増えています。
AIを使えば、文章の下書きやアイデア出し、情報の整理など、さまざまな作業を効率化できます。
ただし、AIに仕事をすべて任せる必要はありません。
大切なのは、自分が判断する部分と、AIに任せられる部分を分けることです。
この記事では、AI初心者向けに、
- AIで仕事を効率化する方法
- 具体的な5つの活用方法
- ChatGPTに指示するときのポイント
- AIを仕事で使うときの注意点
について、分かりやすく紹介します。
AIで仕事を効率化するとは？
AIによる仕事の効率化とは、AIを使って作業の一部をサポートしてもらうことです。
例えば、
- メールの文章を作る
- 長い文章を要約する
- 会議の内容を整理する
- アイデアを出す
- 文章を添削する
- 資料の構成を考える
- 作業手順を整理する
などがあります。
「AIに仕事を全部やってもらう」というより、
時間のかかる作業をAIに手伝ってもらい、自分は判断や確認に集中する
というイメージです。
まずは「時間がかかる作業」を見つける
AIを使い始める前に、普段の仕事を一度振り返ってみます。
例えば、
「毎日メールを書くのに時間がかかる」
「文章をまとめるのが苦手」
「資料の構成を考えるのに時間がかかる」
「情報を整理するのに時間がかかる」
などです。
こうした作業の中には、AIに手伝ってもらえるものがあります。
最初から難しいAI活用を考える必要はありません。
まずは、
「自分が繰り返しやっている作業は何か？」
を探してみるところから始めてみましょう。
活用術① メールや文章の下書きを作る
仕事では、メールや文章を書く機会がたくさんあります。
例えば、
- 依頼メール
- お礼メール
- 案内文
- 社内連絡
- お客様への返信
- 報告文
などです。
文章を一から考えるのは意外と時間がかかります。
そこでAIに下書きを作ってもらいます。
例えば、
以下の内容をもとに、仕事で使える丁寧なメールを作ってください。
相手に失礼のない自然な文章にしてください。
・資料を確認してほしい
・期限は金曜日
・確認後に返信してほしい
といった指示です。
AIが作った文章を確認して、自分の状況に合わせて修正します。
これだけでも文章作成の負担を減らせます。
活用術② 長い文章を要約する
仕事では、長い資料やメールを読まなければならないことがあります。
内容を理解するために時間がかかる場合は、AIに要約を依頼する方法があります。
例えば、
以下の文章を、重要なポイント5つにまとめてください。
という指示です。
さらに、
上司に報告するために、重要な内容だけを簡潔にまとめてください。
と目的を伝えることもできます。
ただし、重要な資料についてはAIの要約だけを信じず、必要に応じて元の資料も確認することが大切です。
特に数字や条件、期限などは、自分で確認する習慣をつけておきましょう。
活用術③ アイデアを出してもらう
仕事では、
「新しい企画を考えてください」
「改善方法を考えてください」
と言われることがあります。
しかし、何もないところからアイデアを出すのは簡単ではありません。
そんなときにAIを「アイデアを広げる相手」として使うことができます。
例えば、
以下の仕事について、作業時間を短縮する方法を10個考えてください。
現実的に実行できる方法を中心にしてください。
と指示します。
AIから出てきた案をそのまま採用するのではなく、
「これは使えそう」
「これは自分の職場では難しそう」
と自分で選びます。
AIをアイデアの壁打ち相手として使うイメージです。
活用術④ 資料や文章の構成を作る
資料作成も時間がかかりやすい作業の一つです。
例えば、
「何から説明すればいいのか分からない」
という場合があります。
そんなときは、まずAIに構成を考えてもらいます。
例えば、
「新しい業務手順を社内で説明する資料」の構成を作ってください。
初めて見る人でも理解できる順番にしてください。
と依頼します。
すると、
- この資料の目的
- 新しい業務の概要
- 具体的な手順
- 注意点
- よくある質問
- まとめ
のように、全体の流れを整理することができます。
最初に構成が決まっていれば、資料を作る作業も進めやすくなります。
活用術⑤ 文章を分かりやすくする
自分で書いた文章を、
「もっと分かりやすくしたい」
と思うこともあります。
そんなときはAIに添削してもらいます。
例えば、
以下の文章を、初めて読む人にも分かりやすい文章にしてください。
内容は変えず、長い文章や分かりにくい表現を自然に修正してください。
と依頼できます。
誤字脱字や表現の繰り返しをチェックしてもらうこともできます。
ただし、AIの修正案をそのまま採用するのではなく、最終的には自分で確認しましょう。
AIへの指示は具体的にする
AIを使うときに重要なのが、指示の出し方です。
例えば、
メールを書いて。
だけでは、どんなメールが必要なのか分かりません。
そこで、
取引先に送るメールを作ってください。
内容は、打ち合わせの日程変更のお願いです。
丁寧で失礼のない文章にしてください。
簡潔にまとめてください。
のように、
- 誰に
- 何を
- どんな目的で
- どんな文章にしたいか
を伝えます。
必要な条件を具体的にするほど、AIの回答を修正する手間も減らしやすくなります。
AIに「役割」を伝える方法もある
AIに、
「初心者向けの文章を作る編集者として」
「営業担当者として」
「資料作成のアドバイザーとして」
など、役割を伝える方法もあります。
例えば、
あなたは社内資料の編集をサポートするアシスタントです。
以下の文章を、社員が読みやすいように整理してください。
と指示します。
役割や目的を明確にすると、求めている方向性をAIに伝えやすくなります。
仕事を「AIに任せる部分」と「自分で判断する部分」に分ける
AIを仕事に取り入れるときは、すべてをAIに任せるのではなく、作業を分けて考えることが大切です。
例えば、
AIに手伝ってもらう
- 下書き
- 要約
- アイデア出し
- 構成作成
- 文章の整理
- 表現の修正
自分で確認する
- 最終的な判断
- 事実関係
- 数字
- 相手への配慮
- 社内ルール
- 機密情報の取り扱い
というように分けます。
AIは便利ですが、最終的な責任までAIに任せられるわけではありません。
AIに入力する情報には注意する
仕事でAIを使う場合、特に注意したいのが情報管理です。
会社の仕事で使う場合は、
- 個人情報
- 顧客情報
- パスワード
- 社外秘の情報
- 機密情報
- 公開してはいけない資料
などを、安易にAIへ入力しないことが大切です。
勤務先でAIを利用するルールがある場合は、必ずそのルールを確認しましょう。
「AIなら何でも入力していい」と考えないことが重要です。
AIが作った情報をそのまま信じない
AIは文章を作ったり情報を整理したりするのが便利ですが、回答が常に正しいとは限りません。
そのため、
「AIが言っていたから正しい」
と考えるのではなく、自分でも確認することが大切です。
特に、
- お金
- 投資
- 税金
- 法律
- 医療
- 契約
- 最新ニュース
- 会社の重要情報
などは、信頼できる情報源で確認しましょう。
AIはあくまで仕事をサポートするツールとして使うのが基本です。
最初は一つの作業から試してみる
AIを使ったことがない人は、最初から仕事のすべてをAI化しようとする必要はありません。
まずは、
「メールの下書きだけ」
「文章の要約だけ」
「アイデア出しだけ」
というように、一つの作業から始めてみます。
実際に使ってみると、
「この作業はAIに任せやすい」
「これは自分でやったほうがいい」
という違いが分かってきます。
小さく試して、自分に合う使い方を見つけることが大切です。
ChatGPTなどの生成AIに興味はあるけれど、「どのAIツールを使えばいいのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そんな方は、複数の生成AIをまとめて試せる「Doraverse」も選択肢のひとつです。
14日間の無料トライアルがあるので、自分の仕事や作業に合うかを試してから検討できます。
気になる方は、以下の公式サイトからサービス内容や無料トライアルの条件を確認してみてください。
私自身もAIをブログ作りに活用しています
私自身も、このブログを作る中でAIを活用しています。
記事のアイデアを考えたり、
構成を作ったり、
文章を書いたり、
文章を添削したり、
SNS投稿やYouTube台本を考えたり。
ブログを始めたばかりの頃は、一つの記事を作るだけでも時間がかかりました。
でもAIにできる部分を手伝ってもらうことで、作業の流れを少しずつ整理できるようになりました。
もちろん、AIにすべて任せるわけではありません。
最後は自分で内容を確認して、自分の経験や考えを加えるようにしています。
ブログにも仕事にもAIを活用できる
ここまでAIについていくつかの記事を書いてきましたが、AIの使い道はブログだけではありません。
例えば、
ブログ
→ 記事のアイデア、構成、文章作成
SNS
→ 投稿文、アイデア、文章の整理
YouTube
→ 台本、タイトル、構成
仕事
→ メール、要約、資料、アイデア出し
というように、さまざまな場面で活用できます。
大切なのは、「AIを使うこと」そのものではありません。
自分の時間をどこに使いたいのかを考えて、AIに任せられる部分を見つけることです。
生成AIをもっと深く学びたい方へ
AIを仕事に活用する方法がわかってきたら、次は生成AIの知識やスキルを体系的に学ぶことも選択肢のひとつです。
生成AIの学習サービス「DMM生成AI CAMP」について、料金や学べる内容、無料セミナーの情報を初心者向けにまとめています。
▶ DMM生成AI CAMPとは？料金・学べる内容・無料セミナーを初心者向けに解説
まとめ
今回は、AIで仕事を効率化する方法について紹介しました。
ポイントをまとめると、
- まず時間のかかる作業を見つける
- メールや文章の下書きをAIに手伝ってもらう
- 長い文章を要約してもらう
- アイデア出しにAIを活用する
- 資料や文章の構成を考えてもらう
- 文章を分かりやすく添削してもらう
- AIへの指示は具体的にする
- AIに任せる部分と自分で判断する部分を分ける
- 個人情報や機密情報の入力には注意する
- AIの回答を自分でも確認する
- 最初は一つの作業から試してみる
ということが大切です。
AIを使えば、今まで時間がかかっていた作業を効率化できる可能性があります。
ただし、最初から難しいことをする必要はありません。
まずは、
「この作業、AIに手伝ってもらえるかも？」
と思うものを一つ見つけて、試してみる。
そこから少しずつ、自分に合ったAIの使い方を増やしていけばいいと思います。
私自身も、ブログ運営をしながらAIの使い方を少しずつ試しています。
これからも実際に使ってみた経験を、このブログで紹介していきたいと思います。
※この記事はAIを活用した仕事の効率化について、初心者向けに紹介したものです。AIが生成・提案する情報には誤りが含まれる場合があります。仕事でAIを利用する際は、勤務先のルールや情報管理方針を確認し、重要な情報は信頼できる情報源で確認してください。
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